Procurement observatory.

<!-- PAGE 1 -->Systémové číslo veřejné zakázky: N006/26/V00028605 Druh veřejné zakázky: veřejná zakázka na dodávky Druh zadávacího postupu: otevřená výzva

| Osoba oprávněná jednat |  |  |  |
| --- | --- | --- | --- |
| jménem zadavatele: | Ing. Luděk Churáček, | ředitel ekonomického | odboru |
| Vyřizuje: | Ing. Tomáš Ponke, | oddělení finanční |  |

# VYSVĚTLENÍ ZADÁVACÍ DOKUMENTACE Č. 1

## k veřejné zakázce malého rozsahu „Spisová služba, č. ZMR-206"

Ve smyslu § 98 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů, dále jen „ZZVZ"

<!-- PAGE 2 -->**Dne 22. 9. 2026 obdržel zadavatel upozornění k Zadávací dokumentaci a žádost o její změnu v tomto znění:**

V rámci přípravy naší nabídky jsme narazili na požadavek uvedený v Zadávací dokumentaci k veřejné zakázce malého rozsahu, kde v čl. 1. Předmět veřejné zakázky a základní informace v odstavci 4. uvádíte: Dodávaný eSSL musí splňovat veškeré požadavky vyplývající ze Zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zejména pak z § 63 odst. 3 uvedeného předpisu, přičemž splnění tohoto požadavku

**uchazeč o tuto VZ doloží ve své nabídce předložením příslušného osvědčení, které deklaruje, že nejpozději ke dni podání nabídky byl k uchazečem nabízenému eSSL vydán atest**

atestačním střediskem. Dovolujeme si Vás požádat o vypuštění tohoto požadavku, případně jeho nahrazení jiným, objektivně splnitelným kritériem, a to z následujících důvodů: § 69e archivního zákona (účinný od 1. 7. 2025) zakazuje dodávat veřejnoprávním původcům elektronický systém spisové služby, který nesplňuje požadavky zákona, vyhlášky a Národního standardu, **a u kterého není splnění těchto požadavků potvrzeno atestem** . Tento zákaz se vztahuje na **dodání** , nikoli na samotné podání nabídky. Ministerstvo vnitra ve stanovisku (21. 5. 2025) uvádí, že je možné

**nabízet systém, který bude atestován nejpozději před uzavřením smlouvy nebo v době dodání**

. Doporučení ÚOHS ze dne 31. 1. 2022 k aplikaci § 69e zdůrazňuje, že požadavek na atestaci již při podání nabídky **není vhodný** , protože by mohl nepřiměřeně omezit hospodářskou soutěž a vést k riziku kartelů či zvýšení cen. Úřad doporučuje postupy: požadovat atest před dodáním eSSL / stanovit rozvazovací podmínku ve smlouvě, že dodavatel musí dodat atestovaný systém. Přechodné období do 31. 12. 2026 umožňuje provoz neatestovaných systémů u veřejnoprávních původců, což potvrzuje, že zákon počítá s postupným zaváděním atestace. Požadavek na předložení dokladu o atestaci (nebo žádosti o atestaci) již v nabídce není zákonnou povinností a není v souladu s doporučením ÚOHS ani stanoviskem Ministerstva vnitra. Takový požadavek **nepřiměřeně omezuje hospodářskou soutěž** (§ 6 ZZVZ) a může vést k diskriminaci dodavatelů, kteří atestaci teprve zahajují, nebo se chystají zahájit, a tím porušuje zásadu rovného zacházení (§ 36 ZZVZ). Správný postup dle metodických doporučení je požadovat atest nejpozději při dodání eSSL a stanovit rozvazovací podmínku ve smlouvě, kde bude požadováno **dodání atestovaného systému** v souladu s § 69e archivního zákona.

**Požadavek na atestaci již při podání nabídky nepřiměřeně omezuje hospodářskou soutěž, diskriminuje dodavatele a není nezbytný pro splnění zákonných požadavků**

. Žádáme proto o úpravu zadávací dokumentace tak, aby byla v souladu s právními předpisy a metodickými doporučeními. Požadavek je v rozporu se zásadou přiměřenosti a rovného zacházení a zadavatel tímto požadavkem fakticky omezuje hospodářskou soutěž, protože požadavek není v současné době splnitelný většinou relevantních dodavatelů.

**Upozorňujeme zadavatele, že zákonná lhůta stanovená pro původce (1. 1. 2027) je v současnosti předmětem schvalovaného legislativního odkladu – dne 8. 7. 2026 prošel v Poslanecké sněmovně 2. čtením návrh novely zákona č. 499/2004 Sb., který povinnost používat výhradně atestovanou spisovou službu posouvá na 1. 1. 2029**

. Striktní požadavek na předložení plně atestovaného systému již k 30. 9. 2026 (datum podání nabídek) v podstatě vylučuje z hospodářské soutěže dodavatele, jejichž řešení je po technické i funkční stránce plně způsobilé a v procesu atestace, avšak časový harmonogram atestačního střediska neumožňuje vydání certifikátu v tomto zkráceném termínu. Z výše uvedených důvodů Vás žádáme o úpravu zadávacích podmínek tak, aby požadavek na doložení atestace (či žádosti o atestaci) byl vypuštěn, případně nahrazen jiným prokazatelným způsobem odborné způsobilosti, který je v současné době objektivně splnitelný, např. čestným prohlášením dodavatele, nebo zakotvením této podmínky ve smlouvě o dílo tak, že v okamžiku dodání eSSL

<!-- PAGE 3 -->dodavatel zadavateli doloží doklad o atestaci, nebo předložením potvrzení, že nabízený systém je v atestačním procesu (například potvrzením o podané žádosti o atestaci).

**Stanovisko zadavatele k žádosti uchazeče:**

Zadávací podmínka ohledně atestace elektronického systému spisové služby (dále jen „ **eSSL** ") uvedená v čl. 1. odst. 4. Zadávací dokumentace byla zadavatelem vědomě stanovena tak, aby byla plně v souladu s platnou legislativou, především se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ **zákon o archivnictví** "), mimo jiné s jeho § 69e, který výslovně

**zakazuje** nejen dodávat, ale také **nabízet veřejnoprávním původcům eSSL, u kterého není splnění zákonných požadavků potvrzeno příslušným atestem**

. Požadavek na atestovaný eSSL již v okamžiku podání nabídky přitom i dle dodavatelem zmiňovaného doporučení Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže (dále jen „ **ÚOHS** ") ze dne 31. 1. 2022 nejlépe odpovídá textaci § 69e zákona o archivnictví. Nelze odhlédnout od skutečnosti, že doporučení ÚOHS reagovalo na situaci, kdy ke dni nabytí účinnosti novely zákona o archivnictví, která uvedenou povinnost zavedla (1. 2. 2022), nemohl být na trhu ani jeden dodavatel disponující atestovaným eSSL.

**Nelze proto souhlasit s tvrzením dodavatele, že daný zákaz se na samotné podání nabídky nevztahuje a že postup zadavatele je v rozporu s právními normami a uvedeným doporučením ÚOHS**

. Dále s ohledem na dosavadní vývoj a aktuální situaci na relevantním trhu, kdy v současné době již existují společnosti, které plně atestované eSSL mají,

**nelze ani hovořit o nepřiměřeném omezení hospodářské soutěže**

a porušení zásad dle § 6 a § 36 ZZVZ. Nicméně s ohledem na doporučení a výkladová stanoviska ÚOHS a Ministerstva vnitra (ze dne 21. 5. 2025) se

**zadavatel** za účelem rozšíření potencionálního okruhu dodavatelů **rozhodl změnit stávající zadávací podmínky** , a to upuštěním od požadavku doložení příslušné atestace **již při podání nabídky** . **Zadavatel v upraveném zadání umožní uchazečům** o tuto veřejnou zakázku, **aby atestaci**

jím nabízeného eSSL **doložili nejpozději před podpisem smlouvy** , a měli tak více času na dokončení procesu atestace. K tomu také **posune termín pro podání nabídek do 7. 10. 2026** . Zároveň však stanoví podmínku, že

**k uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem musí dojít nejpozději do pěti pracovních dní od odeslání Oznámení o výběru dodavatele**

.

**Aktualizovaná verze Zadávací dokumentace** bude k dispozici na profilu zadavatele v NEN bez zbytečného odkladu po uveřejnění tohoto Vysvětlení. Zadavatel potencionálním uchazečům o tuto veřejnou zakázku připomíná, že je nutné vždy pracovat s nejaktuálnější (platnou) verzí Zadávací dokumentace, která jim byla poskytnuta.

V Praze dne 24. 9. 2026

Za zadavatele:

Ing. Luděk Churáček ředitel ekonomického odboru

Page 1

Systémové číslo veřejné zakázky: N006/26/V00028605 Druh veřejné zakázky: veřejná zakázka na dodávky Druh zadávacího postupu: otevřená výzva

| Osoba oprávněná jednat |  |  |  |
| --- | --- | --- | --- |
| jménem zadavatele: | Ing. Luděk Churáček, | ředitel ekonomického | odboru |
| Vyřizuje: | Ing. Tomáš Ponke, | oddělení finanční |  |

# VYSVĚTLENÍ ZADÁVACÍ DOKUMENTACE Č. 1

## k veřejné zakázce malého rozsahu „Spisová služba, č. ZMR-206"

Ve smyslu § 98 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů, dále jen „ZZVZ"

Page 2

**Dne 22. 9. 2026 obdržel zadavatel upozornění k Zadávací dokumentaci a žádost o její změnu v tomto znění:**

V rámci přípravy naší nabídky jsme narazili na požadavek uvedený v Zadávací dokumentaci k veřejné zakázce malého rozsahu, kde v čl. 1. Předmět veřejné zakázky a základní informace v odstavci 4. uvádíte: Dodávaný eSSL musí splňovat veškeré požadavky vyplývající ze Zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zejména pak z § 63 odst. 3 uvedeného předpisu, přičemž splnění tohoto požadavku

**uchazeč o tuto VZ doloží ve své nabídce předložením příslušného osvědčení, které deklaruje, že nejpozději ke dni podání nabídky byl k uchazečem nabízenému eSSL vydán atest**

atestačním střediskem. Dovolujeme si Vás požádat o vypuštění tohoto požadavku, případně jeho nahrazení jiným, objektivně splnitelným kritériem, a to z následujících důvodů: § 69e archivního zákona (účinný od 1. 7. 2025) zakazuje dodávat veřejnoprávním původcům elektronický systém spisové služby, který nesplňuje požadavky zákona, vyhlášky a Národního standardu, **a u kterého není splnění těchto požadavků potvrzeno atestem** . Tento zákaz se vztahuje na **dodání** , nikoli na samotné podání nabídky. Ministerstvo vnitra ve stanovisku (21. 5. 2025) uvádí, že je možné

**nabízet systém, který bude atestován nejpozději před uzavřením smlouvy nebo v době dodání**

. Doporučení ÚOHS ze dne 31. 1. 2022 k aplikaci § 69e zdůrazňuje, že požadavek na atestaci již při podání nabídky **není vhodný** , protože by mohl nepřiměřeně omezit hospodářskou soutěž a vést k riziku kartelů či zvýšení cen. Úřad doporučuje postupy: požadovat atest před dodáním eSSL / stanovit rozvazovací podmínku ve smlouvě, že dodavatel musí dodat atestovaný systém. Přechodné období do 31. 12. 2026 umožňuje provoz neatestovaných systémů u veřejnoprávních původců, což potvrzuje, že zákon počítá s postupným zaváděním atestace. Požadavek na předložení dokladu o atestaci (nebo žádosti o atestaci) již v nabídce není zákonnou povinností a není v souladu s doporučením ÚOHS ani stanoviskem Ministerstva vnitra. Takový požadavek **nepřiměřeně omezuje hospodářskou soutěž** (§ 6 ZZVZ) a může vést k diskriminaci dodavatelů, kteří atestaci teprve zahajují, nebo se chystají zahájit, a tím porušuje zásadu rovného zacházení (§ 36 ZZVZ). Správný postup dle metodických doporučení je požadovat atest nejpozději při dodání eSSL a stanovit rozvazovací podmínku ve smlouvě, kde bude požadováno **dodání atestovaného systému** v souladu s § 69e archivního zákona.

**Požadavek na atestaci již při podání nabídky nepřiměřeně omezuje hospodářskou soutěž, diskriminuje dodavatele a není nezbytný pro splnění zákonných požadavků**

. Žádáme proto o úpravu zadávací dokumentace tak, aby byla v souladu s právními předpisy a metodickými doporučeními. Požadavek je v rozporu se zásadou přiměřenosti a rovného zacházení a zadavatel tímto požadavkem fakticky omezuje hospodářskou soutěž, protože požadavek není v současné době splnitelný většinou relevantních dodavatelů.

**Upozorňujeme zadavatele, že zákonná lhůta stanovená pro původce (1. 1. 2027) je v současnosti předmětem schvalovaného legislativního odkladu – dne 8. 7. 2026 prošel v Poslanecké sněmovně 2. čtením návrh novely zákona č. 499/2004 Sb., který povinnost používat výhradně atestovanou spisovou službu posouvá na 1. 1. 2029**

. Striktní požadavek na předložení plně atestovaného systému již k 30. 9. 2026 (datum podání nabídek) v podstatě vylučuje z hospodářské soutěže dodavatele, jejichž řešení je po technické i funkční stránce plně způsobilé a v procesu atestace, avšak časový harmonogram atestačního střediska neumožňuje vydání certifikátu v tomto zkráceném termínu. Z výše uvedených důvodů Vás žádáme o úpravu zadávacích podmínek tak, aby požadavek na doložení atestace (či žádosti o atestaci) byl vypuštěn, případně nahrazen jiným prokazatelným způsobem odborné způsobilosti, který je v současné době objektivně splnitelný, např. čestným prohlášením dodavatele, nebo zakotvením této podmínky ve smlouvě o dílo tak, že v okamžiku dodání eSSL

Page 3

dodavatel zadavateli doloží doklad o atestaci, nebo předložením potvrzení, že nabízený systém je v atestačním procesu (například potvrzením o podané žádosti o atestaci).

**Stanovisko zadavatele k žádosti uchazeče:**

Zadávací podmínka ohledně atestace elektronického systému spisové služby (dále jen „ **eSSL** ") uvedená v čl. 1. odst. 4. Zadávací dokumentace byla zadavatelem vědomě stanovena tak, aby byla plně v souladu s platnou legislativou, především se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ **zákon o archivnictví** "), mimo jiné s jeho § 69e, který výslovně

**zakazuje** nejen dodávat, ale také **nabízet veřejnoprávním původcům eSSL, u kterého není splnění zákonných požadavků potvrzeno příslušným atestem**

. Požadavek na atestovaný eSSL již v okamžiku podání nabídky přitom i dle dodavatelem zmiňovaného doporučení Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže (dále jen „ **ÚOHS** ") ze dne 31. 1. 2022 nejlépe odpovídá textaci § 69e zákona o archivnictví. Nelze odhlédnout od skutečnosti, že doporučení ÚOHS reagovalo na situaci, kdy ke dni nabytí účinnosti novely zákona o archivnictví, která uvedenou povinnost zavedla (1. 2. 2022), nemohl být na trhu ani jeden dodavatel disponující atestovaným eSSL.

**Nelze proto souhlasit s tvrzením dodavatele, že daný zákaz se na samotné podání nabídky nevztahuje a že postup zadavatele je v rozporu s právními normami a uvedeným doporučením ÚOHS**

. Dále s ohledem na dosavadní vývoj a aktuální situaci na relevantním trhu, kdy v současné době již existují společnosti, které plně atestované eSSL mají,

**nelze ani hovořit o nepřiměřeném omezení hospodářské soutěže**

a porušení zásad dle § 6 a § 36 ZZVZ. Nicméně s ohledem na doporučení a výkladová stanoviska ÚOHS a Ministerstva vnitra (ze dne 21. 5. 2025) se

**zadavatel** za účelem rozšíření potencionálního okruhu dodavatelů **rozhodl změnit stávající zadávací podmínky** , a to upuštěním od požadavku doložení příslušné atestace **již při podání nabídky** . **Zadavatel v upraveném zadání umožní uchazečům** o tuto veřejnou zakázku, **aby atestaci**

jím nabízeného eSSL **doložili nejpozději před podpisem smlouvy** , a měli tak více času na dokončení procesu atestace. K tomu také **posune termín pro podání nabídek do 7. 10. 2026** . Zároveň však stanoví podmínku, že

**k uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem musí dojít nejpozději do pěti pracovních dní od odeslání Oznámení o výběru dodavatele**

.

**Aktualizovaná verze Zadávací dokumentace** bude k dispozici na profilu zadavatele v NEN bez zbytečného odkladu po uveřejnění tohoto Vysvětlení. Zadavatel potencionálním uchazečům o tuto veřejnou zakázku připomíná, že je nutné vždy pracovat s nejaktuálnější (platnou) verzí Zadávací dokumentace, která jim byla poskytnuta.

V Praze dne 24. 9. 2026

Za zadavatele:

Ing. Luděk Churáček ředitel ekonomického odboru